Page 59 - Borsaaktüel-48-internete

İŞ DÜNYASI & YÖNETİM

• En yetkin insanlarınızı problemlerden çok fırsatlara yönlendirin. 5. süre
• En yetkin insanları en güzel fırsatlarla eşleştirin. 6. katılımcılar
• İdeal toplantı süresi : 45 dakika
Toplantıları Üretken Kılın • İdeal toplantı katılımcı sayısı : 7 kişi
Bakınız Toplantı Yönetimi
TOPLANTI YERİNİN NİTELİKLERİ
Biz Diye Düşünün ve Konuşun • Yeterli kapasite
• Aydınlatma
Yöneticinin karşılaştığı temel sorun onu çevreleyen gerçekliktir. • ısı
• Yöneticinin kontrolü altında olmayan başlıca 4 gerçeklik vardır. • Sessizlik
1. Yöneticinin zamanından herkes pay talep eder. • Donanım
2. Yöneticiler olayları akışı tarafından sürekli faaliyet göstermeye • Etkin toplantı yürütümünde anahtar önceden bunun ne tür bir top-
zorlanırlar. lantı olacağını kararlaştırmaktır.
3. Yönetici ancak başkaları onun katkısından yaralanmayı başarırsa • Değişik tür toplantılar değişik hazırlık biçimleri ve değişik sonuç-
etkin olabilir. lar gerektirir. Toplantılara türlerine ve hedeflerine göre hazırlanın ve
4. Yönetici kuruluş içindedir. Dış çevreyi kuruluşun kalın ve çarpıtıcı yürütün.
gözlükleriyle görür. (İşletme Körlüğü) - Bir açıklama ya da basın bildirisi hazırlamak için toplantı.
• Başlıca hangi olaylar sonuçlara odaklanmanızı engelliyor diye sorun. Üyelerden biri önceden bir taslak hazırlamalıdır. Toplantının sonunda
• şirket içi olayların ve politikaların esiri mi oluyorsunuz? önceden belirlenmiş bir üye nihai metnin dağıtımını üstlenmelidir.
• Yapacaklarınızı olayların akışının belirlemesine izin vermeyin. - Bir duyuru yapmak için top lantı.
Bu toplantı duyuru ve bununla ilgili tartışmayla sınırlanmalıdır.
Tavsiyeler - Katılımcılardan birinin bir rapor sunduğu toplantı.
• İnanmadığınız ve kendinizin iyi olmadığı işleri üstlenmeyin. Rapor dışında hiçbir şey tartışılmamalıdır.
• Hayır demeyi öğrenin. - Birkaç katılımcının ya da tüm katılımcıların rapor sunduğu bir toplantı.
• şirketinizin nesnel ihtiyaçlarını öznel yetkinliklerle eşleştirin. Tartışma aydınlığa kavuşturmayla sınırlanmalıdır. Bu tür toplantılarda
• Mutlak anlamda güvenilir biri olun. bütün raporlar önceden be lirlenmiş bir süreyle sınırlandırılmalıdır.
• Aynı konuda herkese aynı cevabı verin. - Bir yöneticiyi bilgilendirmek için yapılan toplantı
• Neleri yapabileceğinizi ve neleri yapamayacağınızı bilin. Yönetici dinlemeli ve sorular sormalıdır. Sonunda özetlemeli ama bir
• Önce dinleyin sonra konuşun
sunum yapmamalıdır.
- Tek işlevi katılımcılara yöneticinin huzurunda bulunma im kanı ver-
TOPLANTI YÖNETİMİ mek olan toplantı.
• Kötü organizasyon zamanı israf ettirir. Belirtisi fazla toplantıdır. Üst düzey yöneticiler bu tür toplantıların çalışma günlerini ziyan et-
• Toplantı yetersiz örgütlenmeye verilen bir tavizdir. mesini önledikleri ölçüde etkin olurlar.
• İnsanlar ya toplantı yapar ya da çalışır.
• İdeal olarak tasarlanmış bir yapıda toplantıya gerek yoktur.
• Toplantıları, farklı işlevleri olan insanların, belli bir görevi yerine Toplantı Sırasında :
getirirken işbirliğinde bulunma mecburiyetlerinden dolayı yaparız. • Zamanında başlayın
• Belli bir durumda gerekli bilgi ve deneyim tek bir kişinin beyninde • Toplantının başında, toplantının somut amacını ve yapması gereken
olmadığı, değişik insanların bilgi ve deneyimlerini bir araya getirmek somut katkıyı belirtin.
zorunluluğundan dolayı toplantı yaparız. • Açık, yalın ve anlaşılır olun.
• Yöneticilerin, insanların etkin çalışmak için ihtiyaç hissettikleri bil- • Aydınlatıcı, otoriter ve esprili olun.
giyi öğrenme ve bir araya getirme yeteneklerini geliştirmelerine yar- • Tarafsız olun.
dımcı olmaları gerekir. • Bir maddeyi sonuca bağlamadan diğerine geçmeyin.
• Çok fazla toplantı yapanların çalışmalarına yardımcı ol. • Her maddenin amacını netleştirin.
• Toplantıların amacını değerlendir. • Maddeler arasında ve maddelerin sonunda özetleme yapın.
• Belirgin bir amacı olmayan toplantıları iptal et. • Toplantının amacına uygun gelişmesini sağlayın.
• Ne kadar zaman kaldığını katılımcılara hatırlatın
Toplantıları Üretken Kılmak İçin Yapılması Gerekenler • Toplantı amacına ulaşır ulaşmaz, toplantıyı bitirin.
Toplantıdan Önce : • Ek meseleler gündeme getirmeyin.
HAZIRLIK • Toplantıyı özetleyin.
• Atılması gereken adımları özetleyin.
• Toplantının Amacı • Toplantıyı bitirin.
• Gündem
• Duyuru Toplantıdan Sonra :
1. tarih • Toplantıda alınan kararların yerine getirilip getirilmediğini takip edin.
2. saat
3. yer Kaynak:
4. konu Peter F. Drucker, Klasik Drucker, Bahçeşehir Üniversitesi Yayınları

Kasım-Aralık 2020 57